Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Stimate client,

Protejarea datelor cu caracter personal este importanta pentru noi. Prin aceasta informare explicam cum colectam datele cu caracter personal, ce categorii de date prelucram, de ce le prelucram, cum le folosim, cat le pastram, cui le transmitem si de ce, precum si drepturile pe care le ai in legatura cu activitatile de prelucrare.

In conformitate cu Regulamentul European nr. 2016/679, privind protectia datelor cu caracter personal, denumit in continuare ”Regulamentul”, sau „GDPR”, iti prezentam informatiile privind prelucrarea datelor tale cu caracter personal, in calitate de persoana vizata („Clientul”).

Datele de contact ale Responsabilul cu protectia datelor din cadrul Otto Broker de Asigurare sunt: Str. Ramuri Tei, nr. 4, etaj 4, sector 2, Bucuresti, adresa de e-mail: protectiadatelor [ @ ] ottobroker.ro

I. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul de date este Otto Broker de Asigurare S.R.L., persoana juridica organizata si functionand in conformitate cu legislatia din Romania, avand sediul social in Bucuresti, Sector 2, Str. Ramuri Tei, nr. 4, etaj 3 si 4, inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J40/8633/2001, Cod Unic de Identificare (CUI) 14232850 (denumit in continuare „Otto Broker” sau „Operatorul”).

Daca aveti intrebari sau nelamuriri in legatura cu activitatile de prelucrare, puteti contacta oricand Responsabilul cu protectia datelor din cadrul Otto Broker fie la adresa din Str. Ramuri Tei, nr. 4, etaj 4, sector 2, Bucuresti, sau pe e-mail la adresa protectiadatelor [ @ ] ottobroker.ro.

II. Datele cu caracter personal prelucrate

Otto Broker prelucreaza urmatoarele date cu caracter personal ale Clientilor:

• Date de identificare, respectiv: numele, prenumele, data si locul nasterii, nationalitatea si cetatenia, codul numeric personal(CNP)/codul de identificare fiscala/alt numar unic de identificare, numarul si seria actului de identitate, alte date mentionate in actele de identitate (cetatenia, data emiterii si data expirarii), adresa de domiciliu sau de resedinta, semnatura si fotografia din documentele de identitate si/sau alte documente gestionate la nivelul companiei;
• Date de contact, respectiv: adresa de corespondenta; numarul de telefon; adresa de email;
• Date privind situatia ta financiara si/sau profesionala, respectiv: ocupatia/profesia; natura activitatii proprii; numele angajatorului; venitul; natura venitului; sursa/sursele venitului; contul bancar; date privind bunurile asigurabile;
• Date privind persoanele asigurabile;
• Date socio-demografice privind starea civila (casatorit/necasatorit), daca sunt copii sau alte persoane in intretinere;
• Date privind sanatatea: istoric privind istoricul medical;
• Date rezultate in urma inregistrarii video (imaginea), in cazul in care vizitezi locatiile Otto Broker, in limitele impuse de legislatie;
• in cazul in care accesezi website-urile si aplicatiile on-line ale Otto Broker colectam date privind istoricul de navigare pe website-ul si adresa IP, numarul de accesari, pagina de internet de la care te-ai conectat; date colectate de cookie-uri si tehnologii similare (pentru detalii te rugam sa consulti Politica de utilizare cookies, accesibila aici: www.ottobroker.ro/cookies ).

III. Scopurile si temeiurile prelucrarii

Prelucram datele cu caracter pentru aducerea la indeplinire a scopurilor descrise in cadrul acestei sectiuni, in baza art. 6 alin. (I) si art. 9 alin. (2) din Regulamentul GDPR, astfel:

• Prestarea serviciilor de intermediere in asigurari (ofertare si emitere polite de asigurare, informare la scadente de plata sau reinnoiri, gestionarea contractelor de asigurare pe perioada derularii, asistenta in solutionarea daunelor, analiza nevoilor de asigurare si propunerea de solutii personalizate de asigurare), art. 6 alin. (I) lit. (b): intreprinderea pasilor premergatori in vederea semnarii si executarea contractului de asigurare/ polita de asigurare la care Clientul este partes au cererea expresa a persoanei vizate pentru a obtine o oferta de asigurare prin Otto Broker;
• Desfasurarea de activitati de marketing, in baza consimtamantului valabil exprimat. Art. 6 alin. (I) lit. (a): consimtamantul clientului pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
• Prelucrarea de date sensibile in vederea administrarii contractelor de asigurare sau al instrumentarii dosarelor de daune, art. 6 alin. (I) lit. (c) coroborat cu art. 9 alin. (2) lit. (a);
• Constatarea si/sau apararea in instanta a drepturilor Otto Broker, art. 6 alin. (I) lit. (f) coroborat cu art. 9 alin. 2 lit. (f);
• Solutionarea solicitarilor, plangerilor si reclamatiilor clientilor, art. 6 alin. (f): interesul legitim al Otto Broker privind buna desfasurare a afacerii;
• Asigurarea masurilor de securitate necesare (supraveghere audio-video), art. 6 alin. (I) lit. (f): interesul legitim al Otto Broker privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor;
• Transferarea portofoliilor in cadrul operatiunilor de transfer al administrarii si gestiunii contractelor de asigurare catre alte companii de brokeraj, art. 6 alin. (I) lit. (f): interesul legitim al Otto Broker privind perfectarea tranzactiilor de transfer.

IV. Sursa datelor

Otto Broker colecteaza datele tale personale:

• Direct de la tine (inclusiv prin intermediul unui reprezentant legal sau conventional sau prin intermediul unei alte persoane sau entitati care actioneaza in numele tau);
• De la parteneri contractuali ai Otto Broker sau de la alte persoane sau entitati care desfasoara un serviciu de interes public (ex. Executori judecatoresti, lichidatori judiciari);
• De la brokerul tau initial, partener contractual al Otto Broker, cu ocazia incheierii contractelor de transfer al administrarii si gestiunii contractelor de asigurare.

V. Perioada de stocare

Perioada de stocare a datelor in faza de ofertare este de 10 ani de la data crearii ofertei sau imediat dupa retragerea consimtamantului in cazul datelor care privesc starea de sanatate, daca acestea nu au fost utilizate pentru emiterea unor oferte de asigurare sau incheierea unor polite de asigurare. In cazul politelor emise vom pastra datele timp de 10 ani, incepand cu data crearii documentului in arhiva proprie sau conform termenelor legale sau contractuale privind arhivarea in alte situatii.

VI. Destinatarii datelor cu caracter personal

Datele tale cu caracter personal vor fi transferate, in functie de serviciile oferite, autoritati de stat, PAID - Pool-ul de Asigurare Împotriva Dezastrelor Naturale (in cazul asigurarii obligatorii a locuintei) sau parteneri contractuali ai Otto Broker, respectiv:

• Furnizori implicati direct/indirect in ofertarea, emiterea, administrarea politelor de asigurare si oferirea asistentei la daune (asiguratori din Romania sau din Uniunea Europeana, prestatori de servicii in caz de dauna);
• Furnizori care ne ajuta sa ne imbunatatim serviciile, sau care ne dezvolta, implementeaza sau administreaza sistemele de business, infrastructura sau procesele operationale (de exemplu auditori, consultanti, analisti, furnizori de servicii de contabilitate, cabinete de avocatura etc.);
• Furnizori care ne asigura mententanta si suport pentru a ne putea desfasura activitatea in conditii optime si de siguranta pentru tine; spre exemplu: furnizorii de servicii de email (ex. Microsoft), furnizori care dezvolta/ implementeaza sau administreaza aplicatiile si infrastructura IT, companii care presteaza servicii de arhivare, furnizori de servicii de curierat/ posta, companii care administreaza sistemele de securitate implementate pentru a asigura confidentialitatea/ integritatea si disponibilitatea datelor tale etc.);

Mentionam faptul ca datele tale sunt pastrate in Uniunea Europeana pe servere sigure ale furnizorilor nostri de stocare si arhivare date in sisteme de tip cloud, care respecta normele de securitate prevazute de GDPR. In masura in care datele vor fi transferate in afara Uniunii Europene de catre furnizorii nostri, ne vom asigura ca acest lucru se va intampla doar in conditiile in care furnizorii respectivi emit garantii adecvate cu privire la protectia datelor cu caracter personal, astfel cum este prevazut de art. 44-49 din GDPR.

VII. Profilare si Proces Decizional Automatizat

Otto Broker nu prelucreaza date personale prin procese decizionale automatizate. Utilizam aplicatii si sisteme informatice pe baza carora putem asigura administrarea eficienta a contractelor de asigurare si instrumente care nu sunt integral automatizate (fiind necesara interventia umana).

VIII. Prelucrarea datelor in scop de marketing

Datele tale cu caracter personal vor fi utilizate pentru activitati de marketing, numai in cazul in care ti-ai exprimat acordul, pentru a primi informari prin e-mail, curier (posta) si/sau sms privind produsele sau serviciile pe care le ofera Otto Broker sau unul dintre partenerii nostri (Engie Romania SA, Premio Travel S.R.L., asiguratori etc.). In aceasta situatie, fiecare partener va actiona in calitate de operator de date, independent de Otto Broker. Refuzul tau de a iti exprima consimtamantul cu privire la acest tip de prelucrare nu te va afecta negativ si il poti retrage in orice moment, fara a afecta legalitatea prelucrarii pana la momentul retragerii.

IX. Drepturile persoanelor vizate

In calitate de persoana vizata, aveti urmatoarele drepturi in legatura cu activitatea de prelucrare a datelor dumneavoastra:

1. dreptul de access (art. 15 din GDPR): dreptul de a obtine din partea Otto Broker o confirmare ca prelucreaza sau nu date personale care va privesc si, in caz afirmativ urmatoarele informatii: (a) scopurile prelucrarii; (b) categoriile de date cu caracter personal vizate; (c) destinatarii sau categoriile de destinatari carora datele cu caracter personal le-au fost sau urmeaza sa le fie divulgate, in special destinatari din tari terte sau organizatii internationale; (d) acolo unde este posibil, perioada pentru care se preconizeaza ca vor fi stocate datele cu caracter personal sau, daca acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili aceasta perioada; (e) existenta dreptului de a solicita rectificarea sau stergerea datelor cu caracter personal ori restrictionarea prelucrarii datelor cu caracter personal sau a dreptului de a se opune prelucrarii; (f) dreptul de a depune o plangere in fata unei autoritati de supraveghere; (g) in cazul in care datele cu caracter personal nu sunt colectate de la client, orice informatii disponibile privind sursa acestora; (h) existenta unui proces decizional automatizat incluzand crearea de profiluri.
La solicitarea dumneavoastra, Otto Broker furnizeaza o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrarii.

2. dreptul de rectificare sau de actualizare: Aveti dreptul de a obtine de la Otto Broker, fara intarzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care va privesc, conform articolului 16 din GDPR. Tinandu-se seama de scopurile in care au fost prelucrate datele, aveti dreptul de a obtine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare. Atunci cand este posibil sau necesar vom face corectii (dupa caz) pe baza informatiilor actualizate si va vom informa cu privire la acest aspect daca este cazul.

3. dreptul de stergere sau dreptul de a fi uitat: presupune dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal care te privesc, daca datele personale nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, daca au fost prelucrate ilegal sau consimtamantul tau a fost retras ori in alte cazuri prevazute in Regulament.

4. dreptul la opozitie: In orice moment aveti dreptul de a va opune, din motive legate de situatia particulara in care va aflati, prelucrarii efectuata in scopul unui interes public ori in scopul intereselor legitime urmarite de Otto Broker sau de o terta parte, inclusiv crearii de profiluri.

5. dreptul de a depune o plangere la noi sau la ANSPDCP Daca doriti sa reclamati aspecte care privesc utilizarea datelor dumneavoastra personale, va rugam sa trimiteti un e-mail cu detaliile reclamatiei dvs. la adresa: [email protected].

De asemenea puteti transmite/depune solicitarea dumneavoastra utilizand detaliile de mai jos:
Adresa: Bucuresti, Sector 2, Str. Ramuri Tei, nr. 4, etaj 3 si 4
Vom analiza si vom raspunde oricarei plangeri pe care o primim.
De asemenea, aveti dreptul sa depuneti o plangere la Autoritatea Nationala pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

6. dreptul de a te adresa justitiei

7. dreptul de a fi notificat in cazul incalcarii securitatii datelor cu caracter personal, in cazul in care aceasta incalcare este susceptibila sa genereze un risc ridicat pentru drepturile si libertatile tale

8. dreptul de portabilitate: presupune dreptul de a primi datele cu caracter personal care te privesc si pe care ni le-ai furnizat, cu dreptul de a le transmite unui alt operator, in conditiile legii

9. dreptul de a modifica sau retrage consimtamantul: In cazul in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul dvs., aveti dreptul de a va retrage in orice moment consimtamantul. Retragerea consimtamantului nu afecteaza legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia.

10. dreptul de restrictionare a prelucrarii: aveti dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii (conform articolului 18 din GDPR) in urmatoarele cazuri:

• Contestati exactitatea datelor, pentru o perioada care ii permite Otto Broker sa verifice exactitatea datelor;
• Prelucrarea este ilegala, iar dvs va opuneti stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor;
• Otto Broker nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar dvs le solicitati pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta; sau
• V-ati opus prelucrarii in conformitate cu articolului 21 alin. (1) din Regulament, pentru intervalul de timp in care se verifica daca drepturile legitime ale operatorului prevaleaza asupra celor ale persoanei vizate.

11. In cazul supravietuitorului de cancer, prin derogare de la prevederile art. 2.203 alin. (I) din Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicata, cu modificarile ulterioare, aveti dreptul de a nu furniza informatii care vizeaza afectiunea oncologica, daca a trecut un termen de 7 ani de la data incheierii protocolului oncologic. In cazul supravietuitorului de cancer al carui diagnostic a fost pus inainte de varsta de 18 ani, termenul este de 5 ani de la data incheierii protocolului oncologic. (art. 25 (I) alin. (I) din Legea 46/2003).

Oferta de asigurare aleasa de tine se va concretiza intr-o polita de asigurare la Asigurator, doar dupa ce vei accepta Informarea acestuia cu privire la Regulament. In cazul unei polite pentru care prelucram date despre starea de sanatate sau despre minori, aceasta se va emite doar dupa exprimarea consimtamantului solicitat de Asigurator. Utilizam semnatura biometrica prin mijloace electronice, ceea ce inseamna ca vom capta presiunea, ritmul si inflexiunile semnaturii dumneavoastra produse folosind stiloul si tableta, pentru semnarea documentelor emise de Otto Broker conform prevederilor legale incidente, a politelor de asigurare si a documentelor conexe.

X. Securitatea datelor cu caracter personal

Datele vor fi prelucrate si stocate in medii sigure, atat pe suport hartie, cat si electronic, in sistemele de management si in sistemele si aplicatiile IT utilizate la nivelul companiei (inclusiv e-mail).
Otto Broker considera ca securitatea datelor tale personale este foarte importanta si, in acest sens, asigura adoptarea si revizuirea periodica a masurilor de securitate organizatorice si tehnice, menite sa protejeze datele tale impotriva accesului neautorizat, modificarii, dezvaluirii sau distrugerii neautorizate.
In acelasi timp, Otto Broker este tinut prin normele legale specifice sa respecte si sa asigure securitatea informatiilor (inclusiv a datelor cu caracter personal) prelucrate prin intermediul sistemelor informatice, incluzand, fara limitare, asigurarea confidentialitatii si protectia informatiilor si a programelor prin parole, coduri de identificare pentru accesul la informatii, precum si realizarea de copii de siguranta pentru programele si informatiile desinute și asigurarea de mecanisme de securitate si control al sistemelor informatice importante, pentru pastrarea in siguranta a datelor si informatiilor stocate, a fisierelor si bazelor de date, inclusiv in situatia unor incidente.
Otto Broker implementeaza masuri si proceduri specifice pentru prevenirea, identificarea si gestionarea adecvata a eventualelor incalcari privind securitatea datelor personale, inclusiv masuri privind notificarea ta si a Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, in conditiile prevazute de dispozitiile legale in vigoare.

Important: In cazul in care, in vederea incheierii unui contract de asigurare ne transmiti si datele cu caracter personal ale altei persoane, ai obligatia legala de a comunica prezenta informare persoanei respective, in termen de maxim 1 luna de la data furnizarii datelor cu caracter personal.

Informatiile prezentate in aceasta informare au fost revizuite in data de 02.07.2025. Orice revizuire a acestora se va publica pe web-site: https://www.ottobroker.ro, la sectiunea Despre noi – Protectia datelor.